Etape 2 : Paramétrez les données
Nous avons maintenant besoin de déterminer notre mode d'interaction avec le plan (le "process") pour identifier les données que vous allez manipuler.
Chaque nouvelle donnée à gérer pour chaque action devra être ajoutée, via l'interface de paramétrage, à la structure de donnée du plan.
Les champs vous permettant de mettre en œuvre notre gestion d'activité peuvent être…
| Champ | Usage |
|---|---|
| titre | Si l'action se résume en trois mots, nous pouvons l'inscrire ici. En principe, une activité récurrente est de courte durée et relativement élémentaire. |
| description | Décrivez ici les éléments fondamentaux de la procédure de réalisation ou les informations permettant de trouver le mode opératoire. Ainsi, si quelqu'un doit prendre le relais et qu'il n'y est pas préparé, le plan centralisera les données utiles pour réduire le risque de discontinuité dans votre suivi. |
| importance | Une liste de choix permettant de choisir un niveau d'importance sera utilisé ici afin de permettre la définition des priorités de réalisation. |
| durée | L'idée ici est d'avoir les moyens de quantifier ce que représente une itération de l'activité de manière à pouvoir évaluer si on a du temps et à pouvoir calculer le temps qu'il va nous rester pour les activités non récurrentes. Un champ de type valeur numérique fera l'affaire et devra représenter une unité de comptage commune à toutes les actions. |
| horaire | Il se peut que vous ayez des contraintes d'organisation des activités, soit en termes de timing de communication, soit en termes de dépendances entre les activités. Vous aurez alors besoin de positionner les activités dans l'espace de la journée et un champ indiquant l'horaire peut répondre à ce besoin. |
| fait | Comme vos activités récurrentes s'inscrivent dans le temps de la journée (si ce n'est pas le cas, découpez-les !), l'évaluation de la réalisation ne comporte pas d'avancement partiel : une case à cocher permettant de pointer suffira. |
| échéance | Le positionnement d'une date d'échéance peut avoir plusieurs usages selon vos besoins : elle peut se substituer au champ "fait" si vous mettez à jour la prochaine date de réalisation quand vous avez terminé cette activité; elle peut donner des informations au niveau des regroupements d'activités dépendantes et elle peut permettre de traiter les cas particuliers de fréquence. |
| commentaire | Un espace permettant de tracer une analyse ou des suggestions d'amélioration est plus qu'utile : il peut s'agir d'une évaluation du résultat, de la trace de faits marquant lors de la réalisation, de points d'attention préliminaire,… |
Il est souvent tentant de multiplier les données à gérer, poussé que vous serez par l'envie de faire mieux et très vite vous vous rendrez compte que certaines données sont chronophages, trop spécifiques ou triviales. Mais dans son immense sagesse, le scarabée ne vous invitera pas à vous limiter à ses conseils : l'outil BeetlePlan est fait pour suivre l'évolution et la dynamique de vos projets mais aussi de vos pratiques. Expérimentez donc ! Evaluez de qu'apporte une nouvelle donnée et vous pourrez la masquer temporairement ou la supprimer lorsque vous serez convaincu que vous avez intérêt à faire sans ou autrement.