Etape 3 : Qualifier et classer les actions
Priorité et urgence sont deux choses différentes. D'un côté, vous devez déterminer l'importance de réaliser l'action dans un délai plus ou moins proche, de l'autre, le critère prépondérant est le besoin de réaliser l'action rapidement.
Ce que vous propose le petit scarabée, c'est d'utiliser une classification pour déterminer l'importance, avec un nombre réduit de valeurs possibles, par exemple "requis", "souhaitable", "accessoire" et sans valeur pour les actions dont la qualification est à faire ou inutile.
Pour ce qui est de l'urgence, il est possible d'utiliser la hiérarchisation des actions : créez des lignes de regroupement dont les titres sont "A faire dès que possible", "objectifs à court terme", "objectifs à moyen terme" et "objectifs à long terme", et déplacez les actions sous ces différentes bannières.
| Champ | Usage |
|---|---|
| titre | Vos lignes de regroupement seront identifiées par ce champ et ordonnées de la plus urgente à la moins urgente. Ainsi, les tâches dont l'échéance est la plus proche seront sous vos yeux en permanence. |
| description | Ici, vous pourrez donner quelques indications concernant le traitement des actions regroupées (par exemple, les modalités ou la fréquence de revue). |
| priorité | Vous allez utiliser une liste de choix avec des qualificatifs vous permettant de mettre en évidence l'importance des actions. Si vous utilisez ce champs à différents niveaux de détail, prenez garde à la cohérence ! Il serait peut-être inopportun de qualifier de "requis" une action qui précise une tâche qualifiée comme étant "accessoire". |
L'outil vous permet de gérer un nombre important de niveaux de détail. N'en abusez pas! Pour chaque ligne, il est possible de masquer les lignes dépendantes le détaillant, ce qui peut rendre la visualisation ou la recherche d'information un peu difficile. Pour votre plan de gestion de l'activité, deux niveaux pour regrouper les actions et deux niveaux de détail dans la description des actions, soit 4 niveaux, ça semble déjà pas mal !