Gérer les activiter financières relatives à l'informatique dans les fonctions métier et informatiques, incluant la gestion des budgets, des coûts et bénéfices, la priorisation des dépenses en utilisant des pratiques budgétaires formelles et un système d'allocation des coûts clair et équitable. Consulter les parties prenantes pour identifier et contrôler le total des coûts et gains dans le contexte des planifications stratégiques et tactiques. Initier les actions correctives nécessaires.
Favoriser le partenariat entre les parties prenantes de l'informatique et de l’entreprise afin de permettre une utilisation efficace des ressources informatiques et d’assurer la transparence et la responsabilisation en matière de coûts et de valeur des solutions et des services. Permettre à l’entreprise de prendre des décisions éclairées quant à l’utilisation de solutions et de services informatiques.
| Objectifs IT | Métriques associées |
|---|---|
| Réaliser des bénéfices à partir des investissements informatiques et du portefeuille de services |
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| Garantir la transparence sur les coûts, bénéfices et risques informatiques |
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| Objectifs du processus | Métriques associées |
|---|---|
| Un budget informatique transparent et complet reflète fidèlement les dépenses prévues. |
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| L’allocation des ressources informatiques pour les initiatives informatiques est priorisé par rapport aux besoins de l’entreprise. |
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| Les coûts des services sont répartis d’une manière équitable. |
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| Les budgets peuvent être comparées avec précision aux coûts réels. |
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| APO06.01 | APO06.02 | APO06.03 | APO06.04 | APO06.05 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Conseil d'administration | |||||
| Président Directeur Général | I | I | |||
| Directeur Financier | A | R | A | C | R |
| Directeur Opérationnel | C | ||||
| Directeurs Métiers | C | C | C | C | C |
| Propriétaires de Processus Métiers | C | C | C | C | |
| Comité Stratégie | C | C | C | C | |
| Comité de Pilotage (programmes/projets) | I | C | C | C | |
| Coordinateur Projets (PMO) | C | C | C | C | C |
| gestion de la valeur | R | C | C | C | C |
| Risk Manager (RM) | |||||
| Directeur de la Sécurité des SI (DSSI) | I | ||||
| Urbanisme | |||||
| Comité risque de l'entreprise | |||||
| Direction des Ressources Humaines (DRH) | |||||
| Conformité | |||||
| Audit | C | ||||
| Directeur du SI (DSI) | C | A | R | A | A |
| Responsable Architecture | I | C | C | C | |
| Responsable développement | C | C | C | C | |
| Responsable production informatique | C | C | C | C | |
| Responsable de l'administration informatique | R | R | R | R | R |
| Gestionnaire de service | C | C | C | C | |
| Gestionnaire de la sécurité de l'information | C | C | C | C | |
| Gestionnaire de la continuité | C | ||||
| Directeur de la propriété |
| Code | Pratique de gouvernance |
|---|---|
| APO06.01 | Gérer les finances et la comptabilité |
| Établir et maintenir une méthode pour rendre compte de tous les coûts, investissements et amortissements lié à l'informatique en tant que partie intégrante des systèmes financiers et du plan comptable dans le but de gérer les investissements et les coûts informatiques. Obtenir et allouer les coûts réels, analyser les écarts entre les prévisions et les coûts réels et produire des rapports à l’aide des systèmes de mesure financiers de l’entreprise |
| Entrées | Sorties | ||
|---|---|---|---|
| Description | Venant de | Description | Vers |
| Référentiel des actifs | BAI09.01 | Processus comptables | interne |
| Système de classification des coûts informatiques | interne | ||
| Pratiques de planification financière | interne |
| Activités | |
|---|---|
| 1 | Définir les processus, les données d'entrée et de sortie ainsi que les responsabilités conformément au budget de l’entreprise, aux politiques de comptabilisation des coûts et à l’approche systématique de la gestion des budgets et des coûts informatiques; permettre une estimation juste, transparente, reproductible et comparable des coûts et des gains informatiques en tant que données d'entrée pour le portefeuille des programmes informatiques; et veiller à ce que les budgets et les coûts soient maintenus dans les portefeuilles des actifs et des services informatiques. |
| 2 | Définir un schéma de classification pour identifier tous les éléments liés aux coûts informatiques, la façon dont ils sont répartis entre les budgets et les services ainsi que la façon dont ils sont saisis. |
| 3 | Utiliser l’information financière et l’information relative au portefeuille pour apporter une contribution aux Business Cases pour les nouveaux investissements dans les actifs et les services informatiques. |
| 4 | Définir comment analyser, rapporter (à qui et comment) et utiliser les processus de contrôle budgétaire et de gestion des bénéfices. |
| 5 | Etablir et maintenir des pratiques en matière de planification financière, de gestion des investissements, de prise de décision et d’optimisation des coûts récurrents d’exploitation pour offrir une valeur maximale à l’entreprise pour une dépense minimale. |
| Code | Pratique de gouvernance |
|---|---|
| APO06.02 | Prioriser l’allocation des ressources |
| Mettre en place un processus de prise de décisions afin de prioriser l’affectation des ressources et de définir les règles pour les investissements spécifiques des unités d’affaires. Inclure l’utilisation potentielle des fournisseurs de services externes et envisager les options d’achat, de développement et de location |
| Entrées | Sorties | ||
|---|---|---|---|
| Description | Venant de | Description | Vers |
| Evaluation des portefeuilles d'investissement et de services | EDM02.01 | Priorisation et classement des initiatives informatiques | APO05.01 |
| Actions d'amélioration de la valeur produite | EDM02.03 | Allocations budgétaires | APO02.05 / APO05.03 / APO07.05 / BAI03.11 |
| Périmètre de l'étude de faisabilité et élaboration d'un Business Case | APO04.04 | ||
| Attentes de retour sur investissement | APO05.02 | ||
| Business case du programme | APO05.03 | ||
| Evaluations du business case | APO05.03 |
| Activités | |
|---|---|
| 1 | Mettre en place un organe décisionnel pour prioriser les ressources métiers et informatiques, incluant l’utilisation de fournisseurs externes dans le cadre des allocations budgétaires de haut niveau pour les programmes, les services et les actifs informatiques établis par les plans stratégiques et tactiques. Considérer les options d’achat ou de développement d’actifs et de services capitalisés par rapport aux actifs et aux services utilisés à l’externe avec une base de paiement à l’utilisation. |
| 2 | Classer toutes les initiatives informatiques en fonction des Business Cases et des plans stratégiques et tactiques, et établir des procédures pour déterminer les allocations et coupures budgétaires. Établir une procédure pour communiquer les décisions budgétaires et les réviser avec les responsables du budget des entités métiers. |
| 3 | Identifier, communiquer et atténuer les impacts significatifs des décisions budgétaires sur les Business Cases, les portefeuilles et les plans stratégiques (par exemple : lorsque les budgets peuvent nécessiter une révision en raison de conditions d’entreprise changeantes, quand ils ne sont pas suffisants pour soutenir les objectifs stratégiques ou les objectifs des Business Cases). |
| 4 | Obtenir la ratification par le comité exécutif de l’ensemble des changements au budget informatiques qui ont un impact négatif sur les plans stratégiques ou tactiques de l’entité et proposer des mesures pour atténuer ces impacts. |
| Code | Pratique de gouvernance |
|---|---|
| APO06.03 | Créer et maintenir les budgets |
| Préparer un budget reflétant les priorités d’investissements et soutenant les objectifs stratégiques en fonction du portefeuille de programmes et de services informatiques. |
| Entrées | Sorties | ||
|---|---|---|---|
| Description | Venant de | Description | Vers |
| Communications sur les budgets | APO02.05 / APO05.03 / APO07.01 / BAI03.11 | ||
| Budget informatique et planification | APO02.05 / APO05.03 / APO07.01 / BAI03.11 |
| Activités | |
|---|---|
| 1 | Mettre en place un budget informatique formel, incluant tous les coûts prévus des programmes, des services et des actifs informatiques selon les directives de la stratégie, des programmes et des portefeuilles. |
| 2 | Lors de la création du budget, tenir compte des éléments suivants :|n|>Alignement avec les métiers|n|>Alignement avec la stratégie d’approvisionnement|n|>Sources autorisées de financement|n|>Coût des ressources internes, incluant le personnel, les actifs informationnels et l’hébergement|n|>Frais encourus par des tiers, incluant les contrats d’impartition, les consultants et les fournisseurs de services|n|>Dépenses d'investissement et dépenses opérationnelles|n|>Eléments de coûts qui dépendent de la charge de travail |
| 3 | Documenter les raisons qui justifient les contingences et les revoir régulièrement. |
| 4 | Former les propriétaires de processus, de services et de programmes, ainsi que les gestionnaires de projets et d’actifs, afin de planifier les budgets. |
| 5 | Revoir les plans budgétaires et prendre des décisions concernant les affectations budgétaires. Compiler et ajuster le budget en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise et des considérations financières. |
| 6 | Conserver, maintenir et communiquer le budget informatique actuel, incluant les dépenses engagées et les dépenses courantes, compte tenu des projets informatiques enregistrés dans les portefeuilles d’investissements informatiques et de l’opérationel et de la maintenance des portefeuilles d’actifs et de services. |
| 7 | Piloter l’efficience des différents aspects de la budgétisation et utiliser les résultats pour mettre en oeuvre des améliorations afin d’assurer que les futurs budgets soient plus précis, fiables et rentables. |
| Code | Pratique de gouvernance |
|---|---|
| APO06.04 | Modéliser et répartir les coûts |
| Mettre en place et utiliser un modèle de coûts informatiques basé sur la définition du service, en s’assurant que la répartition des coûts pour les services est identifiable, mesurable et prévisible, afin d’encourager l’utilisation responsable des ressources, incluant celles fournies par les fournisseurs de services. Examiner régulièrement et évaluer la pertinence du modèle de coût et de refacturation pour maintenir sa pertinence et son adéquation aux activités informatiques et métiers qui sont en constante évolution |
| Entrées | Sorties | ||
|---|---|---|---|
| Description | Venant de | Description | Vers |
| Classification des coûts informatiques | interne | ||
| Modèle d’allocation des coûts | interne | ||
| Communication sur l’allocation des coûts | interne | ||
| Procédures opérationnelles | interne |
| Activités | |
|---|---|
| 1 | Classifier tous les coûts informatiques de façon appropriée, incluant ceux relatifs aux fournisseurs de services, selon le cadre comptable de la gestion de l’entreprise. |
| 2 | Inspecter les catalogues de définition de services pour identifier les services soumis à la rétrofacturation et ceux qui sont partagés. |
| 3 | Définir et reconnaître un modèle qui :|n|>Prend en charge le calcul des taux de rétrofacturation par service|n|>Définit la façon dont les coûts informatiques sont calculés et facturés|n|>Est différencié, où et quand cela est approprié|n|>Est aligné avec le budget informatique |
| 4 | Concevoir un modèle de coût qui soit suffisamment transparent pour permettre aux utilisateurs d’identifier leur usage et leurs frais réels, et pour mieux prévoir les coûts informatiques et l’utilisation efficace et efficiente des ressources informatiques. |
| 5 | Après une révision avec les services utilisateurs, obtenir l’approbation et communiquer les données d'entrée et de sortie du modèle de coûts informatiques aux gestionnaires des services utilisateurs. |
| 6 | Communiquer les changements dans le modèle de coût et de rétrofacturation avec les propriétaires des processus d’entreprise. |
| Code | Pratique de gouvernance |
|---|---|
| APO06.05 | Gérer les coûts |
| Mettre en oeuvre un processus de gestion des coûts comparant les coûts réels aux budgets. Les coûts doivent être pilotés et rapportés. En cas d’écarts, ceux-ci doivent être détectés au plus tôt et leurs impacts sur les processus et les services de l’entreprise doivent être évalués. |
| Entrées | Sorties | ||
|---|---|---|---|
| Description | Venant de | Description | Vers |
| Retour d'expérience sur le programme et le portefeuille | EDM02.03 | Méthode de collecte des données sur les coûts | interne |
| Plan de réalisation des bénéfices du programme | BAI01.02 | Méthode de consolidation des coûts | interne |
| Registre des dépenses et gains du programme | BAI01.04 | Opportunités d’optimisation des coûts | APO02.02 |
| Résultats du pilotage de la réalisation des gains | BAI01.05 |
| Activités | |
|---|---|
| 1 | Assurer l’autorité et l’indépendance appropriées entre les détenteurs des budgets informatiques et les individus qui obtiennent, analysent et présentent les données financières. |
| 2 | Établir des échelles de temps pour le fonctionnement du processus de gestion des coûts en conformité avec le budget et les exigences comptables. |
| 3 | Définir une méthode pour la collecte des données pertinentes afin d’identifier les écarts pour :|n|>Le contrôle du budget entre les dépenses réelles et le budget|n|>La gestion des bénéfices :|n– Réels par rapport aux cibles d’investissements en matière de solutions, possiblement exprimés en termes de retour sur investissement, de valeur actualisée nette ou de taux de performance interne|n– La tendance réelle des coûts des services dans le but de les optimiser (par exemple : définis comme étant le coût par utilisateur)|n– Réels par rapport au budget dans le but d’améliorer la réactivité et la prévisibilité de la prestation de solutions|n|>Répartition des coûts directs et indirects (absorbés et non absorbés) |
| 4 | Définir la façon dont les coûts sont consolidés pour les niveaux appropriés de l’entreprise et comment ils seront présentés aux parties prenantes. Les rapports fournissent des renseignements pour permettre l’identification en temps opportun des mesures correctives requises. |
| 5 | Aviser les responsables de la gestion des coûts de collecter et de consolider les données, de les présenter et les communiquer aux propriétaires des budgets appropriés. Les analystes budgétaires et les propriétaires doivent analyser conjointement les écarts et comparer la performance avec les références internes et avec celles de l’industrie. Le résultat de l’analyse fournit une explication des écarts importants et propose des actions correctives. |
| 6 | Veiller à ce que les niveaux appropriés de gestion passent en revue les résultats de l’analyse et approuvent les mesures correctives proposées. |
| 7 | Aligner les budgets et les services informatiques sur les infrastructures infrastructures, les processus d’entreprise et les propriétaires qui les utilisent. |
| 8 | S’assurer que les changements à la structure des coûts et aux besoins de l’entreprise soient identifiés et que les budgets et les prévisions soient révisés au besoin. |
| 9 | A intervalles réguliers, et surtout lorsque les budgets sont coupés en raison de contraintes financières, identifier les moyens d’optimiser les coûts et de réaliser des gains d’efficacité sans compromettre les services. |