BAI08Gérer les connaissances

Description

Maintenir la disponibilité des connaissances pertinentes, existentes, consolidées et fiables pour supporter toutes les activités des processus et facilité la prise de décision. Planifier l'identification, la collecte, l'organisation, le maintien et l'abandon des connaissances

But

Fournir les connaissances requises pour soutenir le personnel dans ses activités courantes, pour facilier ses prises de décisions et pour augmenter sa productivité.

Objectifs IT principaux

Objectifs IT Métriques associées
Garantir l'agilité informatique
  • Niveau de satisfaction des directeurs métier concernant la réactivité du SI face aux nouvelles exigences
  • Nombre de processus métier critiques supportés par une infrastructure et des applications à jour
  • Temps moyen pour traduire les objectifs informatiques stratégiques en initiatives acceptées et approuvées
Maintenir la connaissance, l'expertise et les capacités d'innovation
  • Niveau de connaissance et de compréhension de la direction concernant les possibilités d'innovation informatique
  • Niveau de satisfaction des parties prenantes concernant les niveaux d'expertise et les idées liées à l'innovation informatique
  • Nombre d'initiatives appouvées résultant des idées innovantes

Objectifs du processus

Objectifs du processus Métriques associées
Les sources d’information sont identifiées et classées.
  • Pourcentage de catégories d’informations couvertes
  • Volume d’informations classées
  • Pourcentage des informations catégorisées validées
Les connaissances sont utilisées et partagées.
  • Pourcentage de la connaissance disponible réellement utilisée
  • Nombre d’utilisateurs formés à l’utilisation et au partage de la connaissance
Le partage des connaissances fait partie intégrante de la culture d’entreprise.
  • Niveau de satisfaction des utilisateurs
  • Pourcentage de la base de connaissances utilisée
Les connaissances sont mises à jour et améliorées pour répondre aux exigences.
  • Fréquence de mise à jour

RACI

BAI08.01 BAI08.02 BAI08.03 BAI08.04 BAI08.05
Conseil d'administration
Président Directeur Général
Directeur Financier
Directeur Opérationnel A A A A A
Directeurs Métiers A A A A A
Propriétaires de Processus Métiers
Comité Stratégie
Comité de Pilotage (programmes/projets)
Coordinateur Projets (PMO)
gestion de la valeur
Risk Manager (RM)
Directeur de la Sécurité des SI (DSSI)
Urbanisme
Comité risque de l'entreprise
Direction des Ressources Humaines (DRH) C C C C C
Conformité C C C C C
Audit C C C C C
Directeur du SI (DSI) R R R R R
Responsable Architecture R R R R R
Responsable développement R R R R R
Responsable production informatique R R R R R
Responsable de l'administration informatique R R R R R
Gestionnaire de service R R R R R
Gestionnaire de la sécurité de l'information R R R R R
Gestionnaire de la continuité R R R R R
Directeur de la propriété R R R R R

Pratiques, données d'entrée et de sortie, activités

Code Pratique de gouvernance
BAI08.01 Entretenir et faciliter une culture de partage des connaissances
Concevoir et mettre en oeuvre un programme pour entretenir et faciliter une culture de partage des connaissances

Entrées Sorties
Description Venant de Description Vers
Communications sur la valeur des connaissancesAPO01.04

Activités
1 Communiquer proactivement la valeur des connaissances afin d’en encourager la création, l’utilisation, la réutilisation et le partage
2 Encourager le partage et le transfert des connaissances en définissant les facteurs de motivation et en les mettant à profit.
3 Créer un environnement, des outils et des supports qui soutiennent le partage et le transfert des connaissances.
4 Intégrer les pratiques de gestion des connaissances aux autres processus informatiques.
5 Etablir les attentes de la direction et démontrer une attitude appropriée en ce qui a trait à l’utilité des connaissances de l’entreprise et au besoin de les partager.
Code Pratique de gouvernance
BAI08.02 Identifier et classer les sources d’information
Identifier, valider et classer les diverses sources d’information internes et externes nécessaires pour permettre l’utilisation et le fonctionnement efficaces des processus métiers et des services informatiques.

Entrées Sorties
Description Venant de Description Vers
Exigences et sources de connaissancesHors CobITClassification des sources d’informationinterne

Activités
1 Identifier les utilisateurs potentiels des connaissances, incluant les propriétaires de l’information qui auraient à fournir des connaissances ou à les approuver. Obtenir les exigences des connaissances et les sources d’information de la part des utilisateurs identifiés.
2 Considérer les types de contenus (procédures, processus, structures, concepts, politiques, règles, faits, classifications), les supports (documents, fichiers, vidéos, voix) ainsi que l’information structurée et non structurée (experts, médias sociaux, courriels, messages vocaux, fils RSS).
3 Classer les sources d’information selon un schéma de classification des contenus (par exemple modèle d’architecture de l’information). Faire correspondre les sources d’information au schéma de classification.
4 Collecter, comparer et valider les sources d’information selon les critères de validation de l’information (par exemple: intelligibilité, pertinence, importance, intégrité, exactitude, cohérence, confidentialité, actualité et fiabilité).
Code Pratique de gouvernance
BAI08.03 Organiser et contextualiser l’information en connaissances
Organiser l’information en fonction des critères de classification. Trouver et établir des liens significatifs entre les éléments d’information et en permettre l’utilisation. Identifier les propriétaires, définir et mettre en oeuvre des niveaux d’accès aux ressources de connaissance

Entrées Sorties
Description Venant de Description Vers
Composants de solution documentéeBAI03.03Banques de connaissances publiéesAPO07.03
Plans de transfert des connaissancesBAI05.07

Activités
1 Repérer les attributs partagés et faire correspondre les sources d’information en créant des relations entre les ensembles d’information (repérage d’information).
2 Créer des vues vers les ensembles de données reliés en tenant compte des exigences des parties prenantes et de l’entreprise.
3 Concevoir et mettre en oeuvre un programme pour gérer des connaissances structurées et non disponibles dans les sources formelles (par exemple: les connaissances d’un expert).
4 Publier les connaissances et les rendre accessibles aux parties prenantes concernées en fonction des rôles et des mécanismes d’accès.
Code Pratique de gouvernance
BAI08.04 Utiliser et partager les connaissances
Diffuser les connaissances disponibles aux parties prenantes concernées et préciser leur utilisation possible pour répondre à différents besoins (par exemple : résolution de problème, apprentissage, planification stratégique et prise de décision).

Entrées Sorties
Description Venant de Description Vers
Composants de solution documentéeBAI03.03Base de données des utilisateurs de connaissancesinterne
Plan d'utilisation et d’opérationBAI05.05Sensibilisation aux connaissances et aux programmes de formationAPO07.03
Plans de transfert des connaissancesBAI05.07

Activités
1 Identifier les utilisateurs potentiels des connaissances selon leur classification.
2 Transférer des connaissances vers les utilisateurs en se basant sur l’analyse de l’écart des besoins et sur les techniques d’apprentissage efficaces et les outils d’accès.
3 Eduquer et former les utilisateurs relativement aux connaissances disponibles, à leur accès et à l’utilisation des outils d’accès.
Code Pratique de gouvernance
BAI08.05 Evaluer et retirer l’information
Evaluer la fréquence d’utilisation ainsi que l’actualité et la pertinence de l’information. Retirer l’information obsolète

Entrées Sorties
Description Venant de Description Vers
Résultats de l’évaluation de l’utilisation des connaissancesinterne
Règles à suivre pour le retrait des connaissancesinterne

Activités
1 Évaluer la fréquence d’utilisation ainsi que l’utilité, la pertinence et la valeur des éléments de connaissance. Repérer l’information connexe désuète en fonction des exigences de l’entreprise en matière de connaissances.
2 Etablir les règles de retrait des connaissances et les retirer en conséquence.
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