Etape 6 : Ajustez le plan
Ajuster la planification peut être motivé par le besoin qu'elle soit un peu plus juste et efficace ou par le besoin de la remettre en question votre plan et d'apporter des améliorations significatives.
Lorsque des améliorations sont apportées, cela signifie généralement que vous avez changer quelquechose dans le "process". Cela va se traduire dans votre plan, soit par une organisation différente de l'arborescence (retour à l'étape 1), soit par des modifications de la structure des données du plan (retour à l'étape 2)... soit les deux.
Lorsqu'il s'agit de correction ou d'optimisation, vous interviendrez probablement sur quelques uns des champs suivants :
| Champ | Usage |
|---|---|
| titre | Dans l'organisation de votre plan, il vous faudra peut-être restructurer votre découpage de manière à ce que chaque action trouve sa juste place. Par exemple, si certaines actions du lundi sont rarement réalisées, il devriez peut-être les isoler dans une nouvelle branche ? |
| description | Si vous avez des difficultés à réaliser certaines tâches dans les conditions décrites dans ce même champ lors de l'étape 2 ou que le résultat ne vous satisfait pas, vous allez décrire ici de nouvelles consignes qui vous permettront de faire mieux. |
| importance | Revoir l'importance peut être pertinent pour être plus efficace ou indispensable si les contraintes ne correspondent pas ou plus à la réalité. |
| durée | Après un constat d'incohérence entre le prévu et le réalisé, la durée peut être précisée. D'un autre point de vue, si la durée vous sert d'indicateur d'objectif, vous pouvez aussi la réduire pour augmenter le challenge ! |
| horaire | Si les contraintes ont changé, vous pouvez être amené à changer l'horaire de l'activité… Vous pouvez aussi le faire pour réorganiser votre journée. |
| commentaire | Le changement de disposition proposé mérite parfois d'être mentionné dans l'historique de réalisation pour avoir un point de repère et comparer l'après à l'avant. |
Ainsi s'achève un cycle d'amélioration de votre gestion d'activités récurrente qui vous permet de changer de cap.
Entre deux cycles, vous allez réaliser les activités ou au moins tenter de le faire quand il s'agit d'activités qui correspondent à des bonnes habitudes que vous voulez mettre en place. Force est de constater que les premières itérations de cette dernière catégorie d'activités sont généralement gratifiantes car vous vous sentirez "en progrès", puis "en maîtrise". Au bout d'un certain temps, vous penserez que vous n'avez plus besoin de suivre ces actions d'aussi près, voir même que votre plan est suffisamment bien implanté dans votre esprit pour ne plus avoir à être matérialisé et sa réalisation tracée. Beaucoup de scarabées en font l'expérience, quelques temps en vol libre suffisent à se rendre compte de la dégradation des performances et de la perte de contrôle. Alors, reprendre le plan demandera un effort supérieur à celui du maintien.
Que faut-il donc faire pour maintenir vos bonnes pratiques de planification ? C'est la préoccupation de toutes les directions Qualité des entreprises et celle de notre bonne conscience ! La contrainte est la solution que l'on s'impose généralement et ce n'est pas la bonne. A vous de trouver comment vous vous faites plaisir à piloter votre activité : est-ce l'envie de vous sentir "en progrès" qui vous motive ? Le besoin de célébrer ? le besoin de remporter de nouveaux challenges ? Le besoin de vous amuser ?
Partagez avec nous votre expérience, nous vous proposerons des moyens de réussir, que ce soit par l'intermédiaire de supports méthodologiques ou d'évolutions de l'application vers quelque chose de plus ludique, efficace ou économe.