La méthode GTD avec BeetleDo

• comment mieux utiliser vos capacités mentales ;
• comment réduire votre stress ;
• comment ne plus vous laisser envahir par une surcharge d’actions à accomplir ;
• comment vaincre la procrastination.

« You can do anything, but not everything »

(« Vous pouvez faire tout ce que vous voulez, mais vous ne pouvez pas tout faire en même temps »)

David Allen

1. La collecte des idées / informations ;
2. La clarification ;
3. L’ organisation ;
4. La planification / révision ;
5. L’action.

• des caractéristiques de choses à acquérir, réaliser ou vérifier ;
• des tâches à accomplir ;
• des objectifs ou besoins à satisfaire ;
• des idées intéressantes.

• Les objectifs (pour les besoins, exigences, finalités, projets élémentaires : construire une cabane de jardin, prendre l’habitude m’enrichir, changer le monde, etc.)
• Les activités récurrentes (pour prendre des habitudes : prendre 5 minutes le matin pour définir mes objectifs du jour, 5 minutes le soir pour faire le bilan, etc.)
• Les risques et opportunités (pour les événements impactants)
• Les décisions (pour les choix, les lancements ou validations d’étapes: choisir le bon outil, décider de continuer, etc.)
• Les actions / réalisations (liste « plan d’action », pour les réalisations indépendantes ou phases successives : la phase de préparation, votre mode opératoire, etc.)
• Les « to do », les caractéristiques (pour les choses élémentaires à ne pas oublier ou vérifier… les articles de ma liste de courses, la liste des règles à respecter, etc.)
• Les produits, événements (liste « historique » pour les choses remarquables à matérialiser : la production d’une vidéo importante, une rencontre qui va/a tout changé, les cibles atteintes/à atteindre, mon 1000 ème client, etc. )

Relisez régulièrement, au moins une fois chaque semaine, la pile de vos notes collectées. Tiens ! Voilà une activité récurrente que vous pouvez enregistrer dans BeetleDo : la liste associe notamment une fréquence et une date qu’il est capable de recalculer sur un simple clic. Une simple consultation de l’outil vous rappellera cette échéance par différents biais.
Chaque idée ou projet sera placée dans la liste « objectifs ». Il vous faut envisager très vite au moins une action à effectuer pour la concrétiser. Dans BeetleDo, la description de votre objectif permet d’associer un élément « suivant » qui sera créé dans la liste des « actions » (et restera relié indépendamment de la répartition en listes).
Une idée précise du résultat final est bienvenue, elle se traduit par la description d’un produit, d’un événement ou de caractéristiques : dans les deux premiers cas, vous pourrez lier une suite de type « historique » avec un objectif de date, dans le cas des caractéristiques, elles peuvent être associées en tant qu’éléments de la liste « à faire ».

Par exemple : Objectif : « transformer ma maison » sera lié à des « todo » listant mes besoins tels que « un espace bureau », mais aussi à des produits « historiques » tels que « plan d’aménagement » et des événements « historique » tels que « permis de construire » dont on pourra estimer la date a priori et tracer la date a posteriori pour la planification du chantier.

Clarifier, c’est ensuite diviser les projets en plusieurs sous-tâches à accomplir : cela se fait en associant des « actions » à l’objectif. D’un niveau de détail comparable, les actions peuvent se succéder ou être réalisées en parallèle. La méthode vous invite à déterminer trois catégories :

• les actions immédiates : vous associerez une date d’échéance à celles-ci uniquement, pour les distinguer. Cette date est le fruit d’un calcul : la date d’aujourd’hui à laquelle est ajoutée une estimation raisonnable de la durée de réalisation ;
• « Pour plus tard » : les tâches à prévoir qui constituent un inventaire aussi complet que possible de ce que vous devez faire pour atteindre votre objectif et dont vous ferez progressivement une description détaillée ;
• Les actions à supprimer.

Avec BeetleDo, vous pouvez définir une liste de choix personnalisée. Celle-ci peut vous permettre de gérer une qualification ou un cycle de vie des informations. Définissez une liste avec les 3 catégories dans cet ordre, vous pourrez trier les informations selon les catégories dans un ordre logique de prise en compte.

Très vite, vous allez vous rendre compte que vous ne pouvez pas tout faire, ni vous souvenir de tout. Alors :

• déléguez ce qui peut l’être. Cela veut dire « faire faire par quelqu’un d’autre sous votre responsabilité ou acquérir le produit de l’action concernée ». Cela se traduit dans votre outil par une modification de libellé d’action ou l’association d’un acteur tiers via la liste de choix personnalisée que vous compléterez via la page de paramétrage : une catégorie « à déléguer » peut être ajoutée et/ou liste des intervenants tiers. Ainsi, dans la description des actions, vous pourrez associer un acteur dans le champ d’information qui portera le nom de votre liste. L’idée est de pouvoir identifier qui fait quoi et autant que faire ce peut, que ce ne soit pas vous… mais assurez vous de garder le contrôle !
• fixez-vous une date d’échéance pour accomplir la prochaine action. Rien ne sert d’être précis sur le long terme mais d’avoir une vision claire à court terme. BeetleDo vous permet de qualifier ces échéances au travers de l’importance de l’action, quand à la progression, elle peut être visualisée avec l’avancement. Notez que l’importance peut varier au fil de la réalisation et vous pouvez utiliser cette information à votre manière (comme une priorité ou comme une importance dans l’organisation pour mettre, par exemple, en évidence un chemin critique de déroulement des réalisations) ;
• si elle est périodique, l’action se trouve dans la liste des activités récurrentes. La majorité des outils gérant des tâches génèrent des rappels qui polluent les messageries où contribuent à faire grossir le flot des sollicitations. BeetleDo, lui, entre dans une logique de routine : l’idée est que vous alliez sur l’application quotidiennement pour ajouter de nouvelles informations ou simplement organiser chaque journée. De ce fait, une synthèse des actions dont l’échéance est à court terme est suffisante : les actions en retard, celles pour aujourd’hui ou pour la semaine à venir ainsi que les objectifs que vous choisissez de mettre en avant sont présentés en une seule page.

• définissez des priorités et d’éventuelles dépendances, un ordre lié à l’importance ou au séquencement logique (avec BeetleDo, utiliser l’ordre des tâches disponibles en option de paramétrage) ;
• déterminez une durée en fonction de la charge de travail, mais aussi de votre temps disponible et de votre niveau d’énergie (vous pouvez utiliser le chiffrage de BeetleDo, disponible en option de paramétrage) ;
• prenez en compte le contexte dans lequel vous pouvez agir ;
• envisagez vos actions en fonction de leur l’urgence et de l’importance : l’action est-elle urgente ou pas, d’importance ou pas. Eisenhower ( le 34ème président des Etats-Unis ) procédait ainsi, considérant la combinaison de ces deux critères pour déterminer comment considérer l’action.

Il est désormais temps de passer à l’action ! Voici quelques conseils pour y parvenir :

• effectuez immédiatement tout ce qui peut être accompli en moins de deux minutes ;
• si l’action est urgente et important dans la matrice d’Eisenhower, agissez sans tarder ;
• dans la matrice d’Eisenhower : les actions importantes mais pas urgentes sont à planifier ;
• si vous avez défini une date pour réaliser, débuter ou achever une action, respecter cette date ;
• si vous avez noté une action sans date déterminée, réalisez-la quand vous avez du temps libre, afin que votre liste d’actions sans échéance diminue le plus possible. Il vous faudra sans doute réserver du temps pour ce qui n’est pas prioritaire, faute de quoi, les actions placées en dessous de la pile risquent d’y rester indéfiniment ;
• mais si l’action n’est ni urgente, ni importante, vous êtes en droit de vous demander si elle peut être simplement ignorée.

Ces étapes peuvent sembler un peu complexes à appliquer, mais c’est avant tout une habitude à prendre. Gardez en tête leur but : accomplir le plus rapidement possible toutes vos tâches pour que celles-ci n’envahissent plus vos pensées. C’est pour cela qu’Eisenhower considérait que les actions urgentes mais non importantes devaient être déléguées tout en restant sous son contrôle.

En définitive, la méthode GTD structure vos idées et vos actions, tout en vous permettant de vous en débarrasser afin que celles-ci ne pèsent plus sur votre mental !

• Le manque d’intérêt ou de motivation ;
• La peur de l’échec total ou partiel.

La tâche n’est pas assez intéressante ou motivante

• la tâche peut-elle être réalisée en quelques minutes ? Si « oui » dite vous que l’effort à faire n’est pas si important et débarrassez vous en en la faisant rapidement ;
• la tâche pourrait-elle devenir plus intéressante ou motivante ? Associez là à un intérêt ou à un challenge !
• Identifiez le risque de ne pas faire ;
• identifiez l’opportunité associée à la réalisation, la satisfaction qu’elle apportera ;
• trouver une récompense à associer à l’action.

Si vous avez peur

• Identifiez la nature de la peur, elle est souvent sans rapport direct à l’action
• Déterminez si elle est fondée, rendez vous compte qu’elle est souvent disproportionnée
• Identifiez les aménagements susceptibles de réduire la peur ou les risques qui la génèrent.

• elle vous laisse penser que vous avez le contrôle et que vous pouvez décider de ne rien faire sans conséquence… c’est un peu comme vivre à crédit ;
• si elle n’est pas associée à de la culpabilité, elle constitue néanmoins une charge mentale.

D’un côté, les nouvelles technologies ont eu un impact fort sur la charge mentale de nombreuses personnes tandis que de l’autre, elles permettent un gain de temps important pour la réalisation de certaines actions. La méthode GTD peut aider à prendre la maîtrise des sollicitations supplémentaires introduites par la technologie alors que cette dernière permet de faire entrer davantage d’actions dans la catégorie des actions pouvant être réalisées en quelques minutes.
Cependant, si la technologie nous apporte un soutien efficace dans notre quête quelle qu’elle soit, celle-ci doit continuer de nous appartenir et le temps que nous lui consacrons contribue à notre bonheur ou au moins au plaisir d’être efficace.

La méthode GTD, en éclairant notre prise de décision et en guidant le traitement du flux de sollicitations que subit notre cerveau nous permet d’alléger notre charge mentale, améliorant ainsi la qualité de notre attention et par ce biais, notre productivité.
La mise en place d’une telle méthode, si elle s’appuie sur un outil qui entretient la continuité dans l’engagement à faire, nous apporte une confiance sur laquelle nous pouvons compter pour faire face aux situations imprévues.
Ainsi, en temps normal, si nous faisons bon usage du temps économisé, elle nous permet d’en consacrer une partie aux questions qui nous animent dans une réflexion génératrice d’émotion et d’énergie.