Journal de bord

Introduction

Le besoin

Un chef de projet se doit de laisser des traces de ses activités de pilotage. Il a souvent de nombreux outils pour le faire et ne jugera pas nécessaire d’en avoir un de plus ou  un qui ne sert qu’à cela.

Cependant, lorsqu’il est nécessaire de retrouver l’information, il peut être utile de les avoir centralisées.

La théorie

A l’usage, on se rend compte qu’il est bien difficile de se discipliner pour enregistrer les informations tout au long de l’année.

Par conséquent, il y a deux choses à faire :

1. Identifier quelles données vont être tracées et pour quel usage : quand on sait pourquoi on fait, on le fait plus volontiers !
2. Multiplier les occasions de tracer permet d’avoir un journal plus complet et utile. Ca va encore mieux si l’ajout de données est automatisé.

L’outil proposé ici est un bouche trou élémentaire lorsque l’on a pas d’autre outil qui stocke déjà l’information de manière pratique. Son importance peut être capitale pour enregistrer des preuves que l’on pourra produire lors des évaluations ou audits.

L’outil

vue de la liste des traces

Fonctionnalités

Voici quelques unes des fonctions :

• Ajout d’enregistrements
• Recherche de traces

Usages

Voici quelques uns des usages possibles :

• Log
• Trace des actions de revue, des alertes et des relances infructueuses,…
• Main courante (permet de partager des informations à l’équipe ou au remplaçant impromptu)
• To Do List

Exemples

Pour enregistrer un mini compte-rendu de réunion d’équipe que l’on enverra par mail en faisant un copié-collé. Idéalement, la main courante devrait permettre à qui en a besoin d’avoir un aperçu de la situation quand vous n’êtes pas là et que cela n’est pas prévu.

Pour noter les choses à faire qui n’ont pas leur place dans le plan d’action.

Voici quelques exemples d’utilisation :

• Trace des revues qualité
• Enregistrement de relance / d’alerte
• Compte rendu de réunion informelle
• Enregistrement de contact

Mise en oeuvre

Personnalisations :

• Données par défaut
• Données des listes de choix
• Colonnes supplémentaires
• Documentation (un onglet décrit le fonctionnement de l’outil, il peut être adapté au contexte de l’organisation)

Perspectives

Interfaces

Cet outil peut être connecté avec d’autres outils du site qui peuvent venir écrire dedans pour laisser des traces dans un espace commun.

Par exemple, le plan de gestion des risques dispose d’un bouton qui provoque l’écriture d’un enregistrement de la revue des risques.

Evolutions

Le contenu des informations enregistrées peut être enrichi mais plus il y aura d’information à renseigner, plus l’utilisation de l’outil sera lourde.

On peut imaginer des fonctions d’aggrégation ou  de consolidation.

Historique des changements

0.1 Version initiale (paquet Q1).