Les qualités d’un bon outil

Pour que la gestion de projet soit la plus efficace possible, il faut que l’utilisation de l’outil de gestion de projet relève du rituel. Pour cela, trois éléments sont indispensables : un déclencheur quotidien, une structure d’activités récurrentes et un guide permettant de mettre en place le rituel.
Selon nous, le déclencheur relève de la responsabilité du chef de projet. Une sollicitation externe serait tout à fait possible mais ce serait, d’une certaine manière, déconsidérer ce qu’est un chef de projet de lui rappeler chaque jour qu’il doit travailler. Charge à lui, donc, de faire en sorte que l’application soit le plus accessible possible, en l’associant à une activité matinale incontournable.
Pour ce qui est des activités récurrentes, les deux activités essentielles sont liées à la planification et au bilan de la journée : la planification, associée à la mise en condition mentale, permet l’exercice d’estimation et d’organisation au cœur de l’activité de gestion de projet tandis que le bilan, outre son apport en lien avec la maîtrise du projet, intervient sur la motivation.

La mise en place du rituel n’est autre que la mise en place de bonnes habitudes. Un article du blog de BeetleChoice.com est consacré aux mécanismes de transformation du cerveau qui permettent de développer son appétence au changement. S’appuyant sur les découvertes des neurosciences, il propose de commencer par l’installation de micro-habitudes que l’on pourra remplacer ensuite par des activités plus ambitieuses.
BeetleDo propose une liste dédiée aux tâches récurrentes avec des fréquences prédéterminées ainsi qu’un accès direct à cette liste depuis l’univers du scarabée. Il met également à disposition un modèle d’usage permettant d’ajouter un lot d’activités récurrentes caractéristiques des habitudes de transformation.

Si le rituel permet au chef de projet de se mettre en action, il est intéressant, pour motiver l’action du chef de projet, que l’application se pose en interlocuteur qui ne se contente pas de répondre aux interactions par un retour lors d’éventuels incidents ou erreurs. Des encouragements de natures divers et potentiellement inattendus peuvent rendre l’application plus attrayante à condition de ne pas être invasives dans l’activité. Ces stimulations peuvent avoir un objet ou pas, être conditionnées par une règle de gestion ou non.
S’il est important que le mode d’interaction ne surprenne pas l’utilisateur, le contenu du message adressé se doit d’être à la fois pertinent et inattendu.

Ainsi, BeetleDo propose un encouragement aléatoire à chaque fois que la première modification de la journée fait suite à une modification le jour précédent, présentant ainsi le nombre de jours successifs de connexions, sachant qu’une habitude est considérée comme ancrée après un nombre de jours donné (de l’ordre de 21 le plus souvent). L’outil propose également des encouragements aléatoires lors des ajouts de tâches. Ceux-ci deviennent moins fréquents lorsque les tâches sont plus nombreuses afin de ne pas lasser l’utilisateur. Certaines tâches particulières sont également saluées systématiquement afin de considérer le développement du savoir-faire du chef de projet.

• au niveau des fonctionnalités de l’outil que l’utilisateur n’aurait pas encore expérimenté par le biais d’une aide en ligne (intégrée dans BeetleDo) ;
• au niveau théorique de la gestion de projet en le renvoyant vers des référentiels de bonnes pratiques ou des méthodes présentées et mise en situation dans l’environnement de l’outil. BeetleChoice Solutions propose à la fois des présentations des référentiels au travers du site BeetleChoice.com et des vidéos sur sa chaîne Youtube pour présenter les fonctionnalités de l’outil BeetleDo, les activités spécifiques du chef de projet mises en pratique avec BeetleDo et des activités spécifiques.
• en proposant un support ou une assistance (formulaires de contact de l’équipe BeetleChoice Solutions)

En fait, on peut distinguer deux types d’utilisateurs :

• Celui qui comprendra facilement la logique de l’outil et se projettera sur les multiples moyens de mettre en œuvre son projet à partir d’un outil vierge de toute information.
• Celui qui aura besoin d’une démonstration de cas d’usage, d’une structure pré-définie à adapter

La première catégorie est la moins nombreuse mais la plus généralement satisfaite par les outils tandis que la seconde, plus nombreuse, a de forte chance de devoir chercher assez longtemps, l’outil idéal.
Avec BeetleDo, BeetleChoice Solutions expérimente les deux approches et se focalise sur l‘accompagnement de l’utilisateur vers l’autonomie. Des vidéos sont proposées pour inspirer les utilisateurs et leur faire découvrir les possibilités de l’outil tandis que l’application propose des modèles facilitant la mise en œuvre.

BeetleChoice Solutions a commencé à mettre en œuvre une analyse des données de projet enregistrées dans BeetleDo. Il propose une restitution du résultat au travers de sa page « Analyse » qui s’appuie sur des données complémentaires aux tâches enregistrées dans la synthèse « Projet ». Le challenge, pour le chef de projet sera de satisfaire le plus de bonnes pratiques possible compte tenu de leur pertinence effective dans le cadre du projet.

Un outil moderne se doit de pouvoir être utilisé sur différents devices de manière à être mobile et partageable. Cependant, un outil de gestion de projet est peut-être un outil relativement complexe qui nécessite l’affichage d’un certain nombre d’informations simultanément. C’est pourquoi, son utilisation sur téléphone mobile peut être délicate, dès que le projet dépasse le contexte d’un projet de transformation personnelle utilisant essentiellement des activités récurrentes bien connues. BeetleDo propose un affichage spécifique en fonction du device, notamment des dimensions de l’écran de celui-ci. Ainsi, certaines données seront condensées ou masquées dans les vues synthétiques.
Afin de pouvoir accéder aux données depuis plusieurs devices et potentiellement simultanément, celles-ci doivent être stockées indépendamment et synchronisées.

Dans le cas de BeetleDo, l’utilisation en mode multi-utilisateurs est possible à condition de partager l’accès et donc le rôle permettant de modifier les données. Cette restriction n’interdit pas l’utilisation de l’outil en mode collaboratif.
Des dispositions particulières peuvent également être prises pour ne pas utiliser le partage des données et limiter le stockage sur le navigateur. Si ce dispositif protège les données de l’accès extérieur, il fragilise leur pérennité et leur portabilité.

Si l’interaction sonore peut paraître anecdotique dès que l’objectif de l’outil n’est pas de maintenir le niveau d’attention de l’utilisateur, l’interaction tactile est une ambition de BeetleChoice Solutions. En effet, la réorganisation et la hiérarchisation des informations sont des fonctionnalités primordiales dans la mise en place de la gestion de projet et dans la conception de produits et la réorganisation manuelle au sens propre du terme constitue un gain de temps important. Si ces aspects ne sont que peu pris en compte avec l’outil BeetleDo, ils sont au cœur des projets BeetleTree et BeetlePlan.

La réalisation d’un projet est avant tout centré sur l’action. Chacune des activités de gestion de projet peut être considérée comme une action à laquelle on associe des informations propres à la nature de l’action et à son contexte et que l’on l’on peut relier à d’autres actions, établissant ainsi des séquences ou des décompositions.
Si l’outil prend en compte l’ensemble du cycle de vie du projet et peut assurer la traçabilité des informations, il a la capacité à se substituer à plusieurs outils et éviter au chef de projet une reprise des informations d’un outil à l’autre.
BeetleDo est conçu dans le de permettre de distinguer les natures d’action tout en connectant les actions en relation logique. Il propose des listes de tâches dont chacune à une fonction particulière et dont les actions portent des informations relative à ces actions. Ainsi, une des listes représente les objectifs. Les caractéristiques spécifiques associées à un objectif sont : une échéance macroscopique, une importance, un avancement, un indicateur de focalisation. Une tâche « objectif » sera probablement liée à des tâches « action », « risque », « décision »,…

Quel que soit le domaine, la nature, la complexité du projet, celui-ci peut être géré sous l’angle des tâches à accomplir et dans le respect de bonnes pratiques que l’outil saura supporter. Un outil capable de tracer tous types d’actions et prenant en compte les bonnes pratiques assure universalité et simplicité.

Dans la gestion de projet, le suivi est une activité potentiellement chronophage et d’un intérêt moindre pour les esprits créatifs. C’est pourquoi, les moyens que met à disposition un outil pour faciliter la focalisation du chef de projet sur l’essentiel est fort appréciable. Ces moyens portent principalement sur la possibilité de voir en un même endroit l’ensemble des informations pertinentes dans un contexte donné.
BeetleDo dispose de différents moyens tels que le filtrage et la recherche d’information qui n’autorise l’affichage que des éléments comportant un texte particulier dans son titre, invitant l’utilisateur à utiliser des tags.
BeetleDo propose également plusieurs fonctions d’ordonnancement (par échéance, par exemple ou un ordonnancement libre) et pour ce qui concerne les échéances à court terme, une vue des tâches à accomplir ou sur lesquelles on positionne un focus (sur les objectifs).
Enfin, BeetleDo permettant l’association de plusieurs tâches à une tâche parente (ou précédente), une vue restreinte à l’ensemble des tâches mises en relation permet de se focaliser sur un objectif identifié et tous les éléments à mettre en œuvre pour l’atteindre.

Toute information associée à un projet a un cycle de vie : elle se transforme, s’enrichit, est complétée ou associée à des informations complémentaires. Dans le cas général, les outils spécifiques obligent à reporter les informations à chaque étape, imposant ainsi des contraintes de traçabilité forte.
Dans sa conception, BeetleDo permet la transformation des informations considérées comme des tâches dont l’usage détermine la structure des informations connexes. En changeant d’usage, une tâche peut être associée à de nouvelles informations et les informations qui ne sont plus utiles demeurent enregistrées mais ne sont plus nécessairement accessibles à l’étape actuelle de leur cycle de vie.

BeetleDo permet de créer des liens entre les tâches de sorte qu’une tâche est liée à une autre tâche et une seule en « amont ». A l’inverse, une tâche peut être liée à plusieurs tâches en « aval ». Ainsi, on peut établir des relations de type « global-détail » ou « précédente-suivante ». L’outil permet d’établir les relations a posteriori mais est plus efficace dans la construction de la séquence des tâches au fil du cheminement du projet (déclinaison d’un objectif en actions, identification des points de vérification de l’action, etc.)

Une des problématiques importantes des outils est leur capacité à s’interfacer avec d’autres outils ou avec des moyens de fournir et d’utiliser des données, que ce soit pour injecter des données en masse ou pour produire un reporting.
Idéalement, l’outil, s’il est suffisamment universel et complet assure une connectivité interne en intégrant le plus de besoins de gestion de projet possible et il est capable de référencer des informations externes qui n’ont pas besoin d’être dupliquées.

Si un outil de gestion de projet permet de suivre l’avancement du projet (de comparer le prévisionnel avec le réalisé), il peut être en mesure d’appliquer des modèles prévisionnels qui pourraient être construits à partir de modèles théoriques enrichis de l’expérience des projets précédents.