Activités-clés

La planification est une activité qui consiste à :

• Décrire les règles du jeu qui ont valeur d’engagement
• Programmer les opérations de réalisation, de suivi, de contrôle
• Affecter les ressources et les responsabilités

Mais comme rien ne se déroule jamais comme prévu, nous sommes constament en train de replanifier, d’ajuster les plans en fonction des événements.

Pour nous permettre de capitaliser sur les expériences en cours, il nous faut tracer ce qui est important et à conduit aux ajustements. A minima, il nous faut garder la trace de la planification initiale pour être capable de mieux prévoir lors de nouveaux engagements. Car si la planification est revue régulièrement, l’engagement (contrat, prix, délais) peut être beaucoup moins flexible…

L’activité d’estimation fait partie des activités de planification.
Il s’agit d’évaluer le coût d’une tâche à accomplir en temps, coût financier, en ressources matérielles et humaines.

L’estimation peut s’appuyer sur l’expérience de l’estimateur, de l’organisation, ou de « la profession » transcrite au travers d’abaques ou de règles de calcul qui peuvent être adaptées au contexte.

L’analyse peut comporter les étapes suivantes :

• L’état des lieux
• La recherche des paramètres et causes
• L’évaluation des impacts ou de l’évolution naturelle
• L’identification de leviers d’action
• La recherche de scénarii possibles
• L’évaluation des scenarii et des actions
• La recommandation ou le rapport

Par exemple…
La note de satisfaction du client est mauvaise pour la première fois.
Une recherche nous montre que le problème vient de l’absence d’un membre de l’équipe à un moment critique.
La situation devrait revenir à la normale rapidement.
Cependant, il se peut que l’incident se reproduise et fâche le client définitivement.
Des dispositions peuvent être prise pour pallier à une nouvelle absence (formation d’un remplaçant, organisation différente, communication et négociation anticipée avec le client,…)

Le reporting est une activité de suivi d’activité qui consiste à préparer une communication à partir d’un support visuel.
Le reporting présente généralement une synthèse des activités récentes, de l’état d’avancement et des perspectives ou points d’attention. Il est illustré par des indicateurs (mesures définies à l’avance) et leur évolution dans le temps.